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Réussir sa visioconférence : 4 piliers à maîtriser

By 6 avril 2021 avril 16th, 2021 No Comments
Image d'une check-list avec des éléments cochés

Si, il a y un an encore, on pouvait improviser une visioconférence, cet outil de communication s’installe dans notre quotidien et se professionnalise. Mais, avez-vous pensé à tous les points à vérifier avant d’animer votre réunion ? Voici les 4 piliers pour réussir votre visioconférence.

82 % des entreprises françaises pensent que les outils de vidéo communication resteront essentiels à leur activité après la pandémie, selon une étude récente réalisée pour Zoom par le Boston Consulting Group sur l’impact économique du télétravail et des solutions de communication vidéo pendant la pandémie de Covid-19.

Etape 1 pour réussir sa visioconférence : la technique, un point essentiel à maîtriser !

  • Testez, avant la réunion, votre caméra et votre micro, on vous jugera aussi sur vos aptitudes techniques. Maîtriser l’outil que vous utilisez envoie un premier signal positif à vos interlocuteurs. Je me souviens avoir déjà vu le visage de mon interlocuteur en très, très gros plan ou seulement la moitié, et, franchement, je n’ai aucune envie de recommencer !
  • Donc, essayez une première fois votre outil de visioconférence pour vérifier que votre caméra et votre micro fonctionnent. L’idéal ? Invitez un proche, ami, collègue à faire un test avec vous. Cela vous permettra de vérifier que le matériel fonctionne bien, de repérer la caméra et d’ajuster le son. Et de dire bye-bye au stress en étant préparé, du moins techniquement.
  • Cependant, si la caméra et le micro de l’ordinateur ne sont pas satisfaisants, investissez dans une webcam et un micro complémentaires. Vous serez alors plus à l’aise pour animer votre réunion.Côté connexions et câbles, suivez les conseils de l’Arcep pour optimiser vos équipements en modifiant l’emplacement de votre box, son environnement, ou encore son paramétrage. Saviez-vous, par exemple, qu’en plaçant votre box dans la pièce centrale de votre appartement ou maison, vous limitiez les obstacles que le Wi-Fi rencontre pour se connecter aux terminaux ?

Micro, casque ou écouteurs ?

  • La plupart du temps, on vous conseille de porter un casque ou écouteurs avec micro pour éviter l’écho ou les bruits inutiles. Mais avouez que ce n’est pas hyper esthétique quand vous animez une réunion. Le top ? Des écouteurs sans fil mais, avec, cela fonctionnera aussi.
  • Enfin, si vous êtes seul chez vous, vous pouvez actionner directement le micro de votre ordinateur et vous passer d’écouteurs. Mais, encore une fois, faites le test avec un ami, un collègue pour vérifier qu’il vous entend bien. J’ai carrément oublié le contenu de ces conférences où je n’ai entendu que la moitié des propos parce que l’intervenant n’a pas parlé assez fort ou distinctement.
  • Envoyez aux participants, un ou deux jours auparavant, un lien de téléchargement pour que vous utilisiez tous le même outil. Un tutoriel leur permettra de se familiariser avec la technique et d’effectuer les tests mentionnés plus haut. Profitez-en pour leur rappeler l’ordre du jour de la réunion.
  • De votre côté, parmi la pléthore d’offres existantes sur le marché, choisissez celle dotée de l’ensemble des fonctionnalités dont vous aurez besoin : partage d’écran, de documents, messagerie interne, tableau de bord, outils interactifs, confidentialité des données …

Un écran de cinéma entouré de grands rideaux rouges

Etape 2 pour réussir sa visioconférence : plantez et soignez le décor.

Vous maîtrisez les aspects techniques d’une visioconférence ? Bravo, passons maintenant à un autre élément essentiel de votre prise de parole, trop souvent survolé : le décor.

  • Pas envie d’être pris en flagrant délit de jogging/pyjama attitude? Alors, habillez-vous, oui, même en bas, car vous pourriez devoir vous lever subitement et vous n’avez pas franchement envie de montrer vos jolies gambettes.
  • Ensuite, l’environnement : si cela est possible, installez-vous dans une pièce fermée ou prévenez votre entourage que vous avez besoin d’un moment totalement calme. Les enfants qui débarquent au milieu d’une réunion, c’est mignon mais, pour certains, vous n’êtes pas professionnels car pas organisés.
  • Vérifiez votre arrière-plan : avez-vous vraiment envie que vos participants voient vos photos de vacances ou la couleur de votre mur ? Certaines solutions de visioconférences permettent de flouter l’arrière-plan, profitez-en ! Sinon, rangez ce que vous ne voulez pas montrer et n’oubliez de faire de même avec votre écran d’ordinateur.

Pyjama, enfants, photos, c’est. Et maintenant ?

  • Autre point important : la luminosité. Positionnez la lumière au-dessus de vous mais surtout pas derrière, vous ne seriez plus qu’une silhouette. Vous avez une fenêtre à proximité ? Profitez-en mais installez-vous dessous mais surtout pas de dos, vous disparaîtriez dans l’ombre. En plus, symboliquement, votre discours passera du côté obscur de la force, vos participants auront plus de chances de décrocher. Évitez le soleil direct ainsi que les contre-jours, baissez les stores ou fermez les rideaux si besoin.
  • Vérifiez l’orientation de la caméra et le cadrage : soyez de face, voire de trois-quarts mais pas de profil. Ensuite, si vous n’avez pas envie, comme moi, de vous voir en gros plan, optez pour le plan rapproché poitrine. Vous voyez les présentateurs TV ? C’est que vous devez viser : votre visage et le haut de votre corps doivent être dans le cadre.
  • Calez-vous bien dans le fond de votre siège pour apporter un certain recul et conserver une posture droite et non affalée, pas très professionnelle.
  • Enfin, habituez-vous à voir votre propre image, pas toujours facile à appréhender : à trop vérifier que tout va bien, vous perdrez le fil de la conversation ! Pour ma part, je réduis la fenêtre, la mets de côté selon les outils. Certaines fois, j’ai même collé un post-it par-dessus pour ne plus me voir et ainsi rester concentrée sur mon public.

Le contenu

Etape 3 pour réussir sa visioconférence : le contenu est roi.

Le contenu, encore et toujours le contenu ! Il est la clé d’une prise de parole réussie et donc pour réussir votre visioconférence. Prenez alors le temps de bien le préparer mais adaptez-le au format de la visioconférence. En effet, on est moins attentif et on reste concentré moins longtemps. Voici quelques conseils pour être efficace.

  • Nous l’avons tous constaté : nous sommes moins attentifs derrière notre écran, les distractions sont plus nombreuses. Vous devez donc aller à l’essentiel : moins de slides, moins de mots sur les slides, moins de phrases rédigées mot à mot et plus d’images pour faire passer votre message.
  • Soyez plus percutant: optimisez vos messages avec des exemples, des faits, des anecdotes, des chiffres.
  • Faites des phrases courtes, oubliez le superflu, ne cherchez à combler le vide. Posez-vous cette question: si mon interlocuteur ne devait retenir qu’une seule information, quelle serait-elle ? Vous avez alors la trame de votre présentation.
  • Jouez avec les différents formats : le texte, l’image, la vidéo, le son. Rappelez-vous, le texte capte moins l’attention mais suscite plus la réflexion quand l’image et la vidéo attirent plus vite l’œil mais font moins réfléchir. L’audio, lui, est un intermédiaire entre le texte et l’image. En alternant les formats, vous relancez l’attention de vos interlocuteurs car vous créez un rythme différent dans votre prise de parole.

Souriez, transmettez, respirez !

  • Une visioconférence peut sembler déshumanisante. C’est pourquoi, il est primordial de transmettre vos émotions. Facile à mettre en place : le sourire. Quand vous accueillez vos participants mais tout au long de votre présentation, même quand vous n’êtes pas à l’écran !
  • Le sourire s’entend, faites le test, prononcez, à voix haute, une phrase en souriant puis répétez-là sans sourire. Entendez-vous la différence ? Vos interlocuteurs, eux, l’entendront et seront alors beaucoup plus en mesure de prêter attention à ce que vous leur dites si vous souriez. Enfin, le sourire est communicatif, c’est toujours plus agréable de s’adresser à un public souriant qu’inexpressif.
  • Soyez attentif aux émotions de vos participants : un regard qui se promène au-delà est souvent le signe que la personne a décroché, un hochement de la tête peut autant traduire l’approbation que le rejet, un changement de posture est signe de lassitude. Regardez vos interlocuteurs pour conserver leur attention le plus longtemps possible.
  • Soyez convaincant ! Adoptez des gestes de conviction et un ton convaincu. Vos mains sont là pour vous accompagner, rythmer, illustrer vos paroles. De véritables atouts pour maintenir l’attention : elles reflètent votre énergie, votre dynamisme, soulignent un point important mais ne doivent pas non plus polluer votre écran. Utilisez-les à bon escient, elles ne doivent pas cacher votre visage ou votre bouche, vos participants l’interprèteraient comme un manque de confiance.
  • Enfin, soignez votre articulation, ne parlez pas trop vite car cela rend votre discours incompréhensible et traduit votre stress. Respirez lentement et profondément, cela chassera votre tract et laissez un peu de silence entre vos phrases. Vous donnez ainsi le temps à vos participants d’assimiler ce que vous venez de dire mais aussi de réagir, de se manifester pour poser des questions.

 

Leadership

Etape 4 pour réussir sa visioconférence : prenez, et gardez, le lead !

Vous devez maintenant être prêt pour animer votre première réunion à distance. Technique, décor, contenu, tout a été soigneusement calibré pour réussir votre visioconférence, lancez-vous !

 

  • Premier conseil, de base, mais plus qu’utile à rappeler : fermez toutes les applications et notifications utilisant Internet et le son pour éviter d’être distrait. Votre téléphone doit être en mode silencieux.
  • Puis, encore une évidence, mais commencez par dire bonjour et souhaitez la bienvenue à tout le monde, comme dans une réunion classique.
  • Présentez-vous puis demandez à chacun de le faire brièvement. Bien sûr, ce conseil ne s’applique qu’à des réunions de moins de 10 personnes !
  • Cela vous permettra de tester leurs microphones ainsi que le volume. Si vous êtes plus nombreux, prévenez, à l’avance, par e-mail, qu’il n’y aura pas de tour de table afin de gagner en efficacité et en temps.
  • Puis, rappelez brièvement le fonctionnement de l’outil et les modalités de participation. Expliquez, par exemple, que si les micros sont coupés et qu’un participant souhaite intervenir, il doit lever la main.
  • Demandez à ceux qui ont une mauvaise connexion Internet d’appeler aussi depuis leur téléphone et de couper le son de leur ordinateur. Vous les entendrez alors parfaitement même si leur visage se figent en milieu de phrase.
  • N’imposez pas l’usage de la caméra si un de vos participants se sent mal à l’aise. Et coupez les micros pour éviter les bruits de fond, on n’a pas envie d’entendre le bruit de la machine à café en fond sonore !
  • Évitez les prises de parole simultanées : c’est vous qui fixez les règles de vie en réunion ! Rappelez-le bien pour que ceux qui veulent prendre la parole commencent par la demander. Les outils des différentes solutions de visioconférences permettent de mettre en place ce type d’animation.

Gardez le rythme, imposez-le et restez attentifs à votre public !

  • Partagez à nouveau l’ordre du jour que vous avez envoyé quelques jours auparavant et suivez-le surtout ! En suivant les points énoncés dès le début, vous donnez une feuille de route, un cap. C’est un peu votre GPS.
  • Dans l’idéal, ne dépassez pas 1h afin de conserver l’attention de tous. Si les sujets à discuter demandent plus de temps, vous avez alors deux solutions : scinder la réunion en 2 ou 3 parties ou faire des pauses de 10 minutes toutes les 45 minutes.
  • Regardez vos interlocuteurs et non pas votre caméra. Passez de l’un à l’autre afin de montrer que leur avis compte mais aussi pour mesurer leurs réactions et niveaux de compréhension quant à votre discours.
  • Leurs regards, hochements de tête, mouvements du corps sont autant d’indice sur leur niveau d’attention. N’hésitez pas à vous interrompre avec une phrase telle que « je crois ne pas avoir été très clair sur ce point », « me suis-je bien fait comprendre ? » pour permettre à vos interlocuteurs de réagir.
  • Enfin, une fois votre intervention et le temps des questions / réponses terminés, concluez votre réunion en rappelant les principaux points évoqués, qui seront rappelés dans un compte-rendu synthétique envoyé ultérieurement et dites simplement « au revoir / à bientôt / merci à tous » selon la formule que vous préférez.
  • Si le cadre n’est pas trop formel, vous pouvez saluer vos interlocuteurs de la main, d’un geste rapide mais il faut que cela reste spontané pour éviter de paraître guindé. Oubliez si vous êtes devant des clients, des investisseurs ou des actionnaires !

Vous avez maintenant toutes les clés pour réussir votre visioconférence alors rappelez-vous les différentes étapes – technique, décor, contenu et leadership – et lancez-vous ! L’expérience m’a maintes fois prouvé que ce n’est qu’en pratiquant que l’on s’améliore et que l’on vainc son stress ou sa peur de prendre la parole en public.

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